Ustawa o ochronie sygnalistów
Nowe obowiązki już od września
Zobacz, jak możemy Ci pomóc
Wdrożenie nowych regulacji o sygnalistach
z Sendero Tax & Legal
Niektórzy z naszych Klientów posiadają już pewne narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości. Niekiedy są to rozwiązania wprowadzone przez grupy kapitałowe.
Warto sprawdzić ich zgodność z nowymi regulacjami, gdy chcemy z nich dalej korzystać
Przejrzysta procedura przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych to obowiązkowy dokument dla każdego przedsiębiorstwa, które wdraża system dla sygnalistów.
- wskazanie osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń,
- sposoby zgłaszania naruszeń,
- ustalenie sposobu postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami,
- określenie zasad komunikacji między Spółką a sygnalistą.
- wskazanie czynników ryzyka,
- wprowadzenie systemu zachęt do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
- uwzględnienie naruszeń dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych Spółki.
Rejestr zgłoszeń to drugi obowiązkowy dokument.
System do obsługi zgłoszeń sygnalistów
Dzięki współpracy z firmą Whistlelink, możemy zapewnić naszym klientom dostęp do bezpiecznego narzędzia
Whistlelink to kompleksowy system do obsługi zgłoszeń sygnalistów, stworzony w celu zapewnienia zgodności z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów, jak i regulacjami krajowymi. Poniżej opisujemy kluczowe cechy systemu.
Łatwość konfiguracji
System można uruchomić w ciągu zaledwie 10 minut, oferując możliwość dostosowania stron zgłoszeniowych oraz treści.
Anonimowe zgłaszanie
Whistlelink umożliwia w pełni anonimową, dwukierunkową komunikację, zapewniając poufność i bezpieczeństwo zgłaszającego. System obsługuje zarówno zgłoszenia pisemne, jak i ustne.
Zarządzanie sprawami
Platforma oferuje intuicyjny moduł zarządzania sprawami z funkcjami takimi jak powiadomienia, przypomnienia o terminach, kategoryzacja ryzyka, kontrola dostępu użytkowników oraz kompleksowa dokumentacja i statystyki
Dzięki tym funkcjom Whistlelink stanowi bezpieczne i skuteczne narzędzie do obsługi zgłoszeń sygnalistów, pomagając organizacjom w szybkim i dyskretnym reagowaniu na zgłoszenia o nieprawidłowościach.
Nasi eksperci
Rafał Kania
Partner Sendero Tax & Legal
Radca prawny
W Sendero odpowiedzialny za praktykę prawa pracy. Od lat doradza największym pracodawcom i menadżerom najwyższego szczebla.
Od 2004 roku zajmuje się ochroną danych osobowych, skutecznie wdrażając RODO u licznych klientów, co potwierdza jego zaangażowanie w zapewnianie najwyższej jakości usług prawnych.
Szymon Szurgacz
Lider projektu
Of Counsel, Radca prawny
Odpowiada za rozwój praktyki własności intelektualnej oraz wdrożenia Doradza Klientom w sprawach z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego, własności intelektualnej i danych osobowych. Nadzoruje wdrożenia realizowane przez Sendero w zakresie systemów ochrony danych osobowych (RODO).
FAQ
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych?
Obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłoszeń dotyczy wszystkich przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wliczając także osoby na umowach cywilnoprawnych, o ile nie zatrudniają one innych osób do wykonywania tych prac.
Jakie kanały zgłaszania naruszeń musimy udostępnić?
Przedsiębiorcy muszą umożliwić zgłaszanie naruszeń zarówno ustnie, jak i pisemnie. Ustne zgłoszenia mogą być realizowane telefonicznie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub w formie bezpośrednich spotkań.
Jakie są najważniejsze elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać między innymi:
- sposoby zgłaszania naruszeń (na przykład ustnie, pisemnie, elektronicznie),
- procedury postępowania ze zgłoszeniami,
- wskazanie jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za podjęcie działań następczych,
- wskazanie obowiązku podejmowania działań następczych w odpowiedzi na zgłoszenia,
- informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Jakie są konsekwencje braku wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń?
Brak wdrożenia odpowiednich procedur może skutkować sankcjami prawnymi, w tym karami grzywny dla osób odpowiedzialnych za ich ustanowienie. Dodatkowo, naraża firmę na ryzyko utraty reputacji i zaufania pracowników.
Czy grupy kapitałowe mogą mieć wspólną procedurę zgłaszania naruszeń?
Zgodnie z procedowaną ustawą, grupy kapitałowe mogą wprowadzać wspólne procedury zgłaszania naruszeń, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Jednocześnie jednak grupa ekspercka Komisji Europejskiej prezentuje pogląd, że już na gruncie samej dyrektywy outsourcing obsługi sygnalistów nie jest możliwy w ramach grupy kapitałowej. Istnieje zatem ryzyko, że rozwiązania projektowane jako wspólne dla grup kapitałowych mogą zostać w przyszłości zakwestionowane.
Jakie wsparcie prawne przysługuje sygnalistom?
Sygnaliści prawdopodobnie zyskają prawo do nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.
Kontakt
Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości w swojej firmie, możesz je zadać poprzez poniższy formularz. Odpowiemy tak szybko, jak to możliwe.
Sendero Tax & legal
Sendero Tax & Legal to kancelaria prawna oraz spółka doradztwa podatkowego. Nasza firma powstała w 2007 roku.
Przeszliśmy drogę od małej organizacji założonej przez kilku prawników do jednej z największych firm w branży na Dolnym Śląsku. Dziś w SENDERO pracuje ponad czterdziestu doświadczonych specjalistów. Współpracujemy zarówno z międzynarodowymi korporacjami, jak i z polskimi przedsiębiorcami. Zobacz, jak możemy pomóc Twojemu biznesowi.
