Ustawa o ochronie sygnalistów
Nowe obowiązki już od września
Zobacz, jak możemy Ci pomóc
Wdrożenie nowych regulacji o sygnalistach
z Sendero Tax & Legal
Analiza istniejących rozwiązań
Niektórzy z naszych Klientów posiadają już pewne narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości. Niekiedy są to rozwiązania wprowadzone przez grupy kapitałowe.
Warto sprawdzić ich zgodność z nowymi regulacjami, gdy chcemy z nich dalej korzystać
Jeśli Spółka rozważa dalsze korzystanie z nich, wszelkie prace należy zacząć od ich analizy. Chętnie przeprowadzimy ją dla Państwa.
Sprawdzimy, czy stosowane rozwiązania spełniają wymogi polskiej ustawy. Przeanalizujemy w szczególności sposób działania wdrożonych narzędzi. Dokonamy także przeglądu stosowanych polityk i kodeksów.
Nasze analizy uwzględnią kontekst grup kapitałowych. Na gruncie polskiej ustawy grupy kapitałowe mogą wprowadzać wspólne procedury. Jednocześnie grupa ekspercka Komisji Europejskiej prezentuje pogląd, że outsourcing obsługi sygnalistów nie jest możliwy w ramach grupy kapitałowej. Zbadamy zatem narzędzia korporacyjne ze szczególną uwagą. Spółka otrzyma od nas zwrotną informację, czy jej dotychczasowe rozwiązania mogą stanowić kanał komunikacji z sygnalistami.
Procedura
Przejrzysta procedura przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych to obowiązkowy dokument dla każdego przedsiębiorstwa, które wdraża system dla sygnalistów.
Dotyczy to wszystkich przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Należy w to wliczyć także osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych, o ile nie zatrudniają one innych osób do wykonywania tych prac.
Ustawa określa obowiązkowe elementy procedury. Są to w szczególności:
wskazanie osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń,
sposoby zgłaszania naruszeń,
ustalenie sposobu postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami,
określenie zasad komunikacji między Spółką a sygnalistą.
Każda procedura powinna uwzględniać specyfikę danej organizacji. Ponadto, może ona zostać rozbudowana o pewne fakultatywne elementy:
wskazanie czynników ryzyka,
wprowadzenie systemu zachęt do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
uwzględnienie naruszeń dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych Spółki.
Chętnie zaprojektujemy dla Państwa właściwe rozwiązania.
Rejestr zgłoszeń
Rejestr zgłoszeń to drugi obowiązkowy dokument.
W rejestrze powinny znaleźć się między innymi podstawowe informacje o zgłoszeniu, dane osoby zgłaszającej naruszenie, czy informacje o podjętych przez Spółkę działaniach. Rejestr może zawierać także dodatkowe informacje, na przykład dotyczące komunikacji między Spółką a sygnalistą.
Chętnie przygotujemy dla Państwa rejestr, który będzie spełniać wymogi ustawy o sygnalistach, a jednocześnie pomoże lepiej panować nad obsługą zgłoszeń.
Pakiet RODO
Wdrażając system sygnalistów, nie należy tracić z pola widzenia ochrony danych osobowych.
Spółka będzie przetwarzać dane osobowe sygnalistów, a także świadków czy osób, których zgłoszenie dotyczy. Dokumentacja RODO Spółki powinna to uwzględniać. Dotyczy to w szczególności klauzul informacyjnych, umów z zewnętrznymi dostawcami usług, umów związanych z przynależnością do grupy kapitałowej czy rejestru czynności przetwarzania.
Chętnie zajmiemy się tym dla Państwa kompleksowo. W zależności od Państwa potrzeb – wskażemy niezbędne działania, sporządzimy nowe dokumenty lub dostosujemy te już istniejące.
Szkolenia
Zapewniamy kompleksowe szkolenia, które przygotują Spółkę do nowych wymogów prawnych. Szkolenia dostosowane są do specyfiki Państwa firmy.
Prowadzimy dostosowane tematycznie szkolenia zarówno dla kadry zarządzającej, jak i pozostałych pracowników. Szkolenia odbywają się w niewielkich grupach. Pozwala to na interakcję i zadanie nurtujących pytań. Dzięki temu uczestnicy zyskują praktyczną wiedzę mającą zastosowanie w ich codziennej pracy.
Chętnie przeprowadzimy dla Państwa zarówno szkolenie online, jak i w siedzibie Państwa Spółki.
Wsparcie w zarządzaniu zgłoszeniami
Wspieramy w zarządzaniu zgłoszeniami naruszeń, zapewniając zgodność z przepisami.
Towarzyszymy Spółce już od pierwszego etapu – stworzenia bezpiecznego kanału komunikacji dla sygnalistów. Przedsiębiorcy muszą umożliwić zgłaszanie naruszeń zarówno ustnie, jak i pisemnie. Ustne zgłoszenia mogą być realizowane telefonicznie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub w formie bezpośrednich spotkań.
Następnie razem z Państwem monitorujemy i analizujemy zgłoszenia. W szczególności sprawdzamy, czy zgłoszenia spełniają warunki dla objęcia ochroną prawną na gruncie ustawy o sygnalistach.
Proponujemy strategię postępowania – co obejmuje w szczególności doradztwo w zakresie możliwych działań następczych i komunikacji z sygnalistą. Doradzamy również w zakresie raportowania i prowadzenia właściwej dokumentacji.
Zapewniamy Spółce wsparcie merytoryczne na każdym etapie.
System do obsługi zgłoszeń sygnalistów
Dzięki współpracy z firmą Whistlelink, możemy zapewnić naszym klientom dostęp do bezpiecznego narzędzia
Whistlelink to kompleksowy system do obsługi zgłoszeń sygnalistów, stworzony w celu zapewnienia zgodności z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów, jak i regulacjami krajowymi. Poniżej opisujemy kluczowe cechy systemu.
Łatwość konfiguracji
System można uruchomić w ciągu zaledwie 10 minut, oferując możliwość dostosowania stron zgłoszeniowych oraz treści.
Anonimowe zgłaszanie
Whistlelink umożliwia w pełni anonimową, dwukierunkową komunikację, zapewniając poufność i bezpieczeństwo zgłaszającego. System obsługuje zarówno zgłoszenia pisemne, jak i ustne.
Zarządzanie sprawami
Platforma oferuje intuicyjny moduł zarządzania sprawami z funkcjami takimi jak powiadomienia, przypomnienia o terminach, kategoryzacja ryzyka, kontrola dostępu użytkowników oraz kompleksowa dokumentacja i statystyki
Dzięki tym funkcjom Whistlelink stanowi bezpieczne i skuteczne narzędzie do obsługi zgłoszeń sygnalistów, pomagając organizacjom w szybkim i dyskretnym reagowaniu na zgłoszenia o nieprawidłowościach.
Nasi eksperci
Rafał Kania
Partner Sendero Tax & Legal
Radca prawny
W Sendero odpowiedzialny za praktykę prawa pracy. Od lat doradza największym pracodawcom i menadżerom najwyższego szczebla.
Od 2004 roku zajmuje się ochroną danych osobowych, skutecznie wdrażając RODO u licznych klientów, co potwierdza jego zaangażowanie w zapewnianie najwyższej jakości usług prawnych.
Szymon Szurgacz
Lider projektu
Of Counsel, Radca prawny
Odpowiada za rozwój praktyki własności intelektualnej oraz wdrożenia Doradza Klientom w sprawach z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego, własności intelektualnej i danych osobowych. Nadzoruje wdrożenia realizowane przez Sendero w zakresie systemów ochrony danych osobowych (RODO).
FAQ
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych?
Obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłoszeń dotyczy wszystkich przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wliczając także osoby na umowach cywilnoprawnych, o ile nie zatrudniają one innych osób do wykonywania tych prac.
Jakie kanały zgłaszania naruszeń musimy udostępnić?
Przedsiębiorcy muszą umożliwić zgłaszanie naruszeń zarówno ustnie, jak i pisemnie. Ustne zgłoszenia mogą być realizowane telefonicznie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub w formie bezpośrednich spotkań.
Jakie są najważniejsze elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać między innymi:
sposoby zgłaszania naruszeń (na przykład ustnie, pisemnie, elektronicznie),
procedury postępowania ze zgłoszeniami,
wskazanie jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za podjęcie działań następczych,
wskazanie obowiązku podejmowania działań następczych w odpowiedzi na zgłoszenia,
informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Jakie są konsekwencje braku wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń?
Brak wdrożenia odpowiednich procedur może skutkować sankcjami prawnymi, w tym karami grzywny dla osób odpowiedzialnych za ich ustanowienie. Dodatkowo, naraża firmę na ryzyko utraty reputacji i zaufania pracowników.
Czy grupy kapitałowe mogą mieć wspólną procedurę zgłaszania naruszeń?
Zgodnie z procedowaną ustawą, grupy kapitałowe mogą wprowadzać wspólne procedury zgłaszania naruszeń, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Jednocześnie jednak grupa ekspercka Komisji Europejskiej prezentuje pogląd, że już na gruncie samej dyrektywy outsourcing obsługi sygnalistów nie jest możliwy w ramach grupy kapitałowej. Istnieje zatem ryzyko, że rozwiązania projektowane jako wspólne dla grup kapitałowych mogą zostać w przyszłości zakwestionowane.
Jakie wsparcie prawne przysługuje sygnalistom?
Sygnaliści prawdopodobnie zyskają prawo do nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego.
Kontakt
Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości w swojej firmie, możesz je zadać poprzez poniższy formularz. Odpowiemy tak szybko, jak to możliwe.
Sendero Tax & legal
Sendero Tax & Legal to kancelaria prawna oraz spółka doradztwa podatkowego. Nasza firma powstała w 2007 roku.
Przeszliśmy drogę od małej organizacji założonej przez kilku prawników do jednej z największych firm w branży na Dolnym Śląsku. Dziś w SENDERO pracuje ponad czterdziestu doświadczonych specjalistów. Współpracujemy zarówno z międzynarodowymi korporacjami, jak i z polskimi przedsiębiorcami. Zobacz, jak możemy pomóc Twojemu biznesowi.
